5 Tips para optimizar los presupuestos y la logística de tus eventos empresariales

La clave para que tus eventos empresariales, no signifiquen un gran gasto para tu empresa es tenerlos presupuestados con anterioridad, como una inversión estratégica para la motivación de tus colaboradores y que podría costar menos que la rotación de personal. 

Según estudios realizados por la consultora Adecco el 72% de los trabajadores considera que las celebraciones y actividades de integración mejoran las relaciones dentro de la empresa. Según la Revista América Economía, en la región las empresas se inclinan por aumentar cada año el presupuesto para diciembre, porque los directivos son conscientes de su importancia para mejorar el ambiente laboral.

Aunque es en la época de festividades navideñas cuando las empresas demuestran más su interés por realizar eventos de integración, no hay que olvidar que existen otros momentos importantes en el año oportunos para realizar actividades de este tipo, como aniversarios de la compañía, lanzamientos de nuevos productos o líneas de negocio, reconocimientos importantes e incluso ceremonias de premios para reconocer a los mejores equipos y a las personas más destacadas.

Organizar este tipo de eventos no es tarea fácil, por eso te compartimos estos tips que debes tener en cuenta para sacarle el máximo provecho a tus eventos empresariales y no sufrir de más por los gastos de dinero y logística.

Definir un presupuesto inicial

Es fundamental para que todo salga de acuerdo a lo planeado, sin gastar dinero no contemplado y que se asuman costos sin saber cómo financiarlos. Es importante además, tener en cuenta el número de colaboradores, si va a ser un evento exclusivo de trabajadores, o si se invitarán personas externas como familiares o clientes amigos, sobretodo si se va a contar con comida, bebidas o música.

Comunicar el evento con anterioridad

Es importante que los colaboradores sepan que se realizará un evento, para contar con anterioridad con una disposición de tiempo y que puedan participar. Esto es útil no sólo para conocer el número de personas que asistirán, necesario para las cotizaciones de comida y demás, si no también para que conozcan de primera mano el objetivo de la celebración, la actividad a realizar y no se generen confusiones que puedan mal informarlos.

Definir muy bien el objetivo del evento

Es importante tener claro el objetivo del por qué se va a realizar un evento, si la idea es comunicar o dar un anuncio importante, si se quiere motivar los empleados o impulsar la integración. Según Great Place To Work, hay que tener un motivo definido de lo que se quiere lograr con esto y el tipo de dinámica que se hará. Para la empresa de selección de directivos y ejecutivos, Michael Page, es clave que estas actividades sean acordes a los valores de la empresa y a la estrategia.

Elegir acertadamente el tipo de actividad 

Hay que tener en cuenta a la hora de elegir el tipo de actividad a realizar que no puede hacerse de todo a la vez, como también lo aseguran en Michael Page, así parezca atractivo y divertido. Hay que considerar diferentes opciones, en las que tus colaboradores pueden mejorar sus relaciones y que no sean necesariamente fiestas en las que tendrás que invertir mucho dinero y tiempo para organizarlas.

Por ejemplo, en Chile son costumbre los paseos de oficina, un día libre donde todo la empresa puede irse a un club campestre o a una quinta a desarrollar actividades lúdicas. En Argentina y Uruguay prefieren las parrilladas en salones o hasta en la misma oficina, lo que puede ayudar a ahorrar también gastos de logística, como lo afirma la revista América Economía. 

Además, también hay opciones que no implican mucho esfuerzo y en las que se afianzan mucho más las relaciones e inyectan un poco de diversión al trabajo, como los campeonatos de fútbol de empleados, de ping pong u otros deportes; las tardes de pizza, picnic al aire libre o desafíos en los que se puedan demostrar destrezas físicas y mentales de los equipos como lo promueve la modalidad Team Building, 

Integrar a diferentes áreas para su organización 

Es bueno integrar a los colaboradores con un evento que al final será para todos un incentivo, sobre todo porque a veces se necesita apoyo del área de mercadeo, comercial y administrativos. Por lo cual es importante, iniciar desde su organización una integración en la que se pueda contar con diferentes puntos de vista sobre las actividades que se vayan a realizar.

Un ejemplo de esta integración es la marca española Balumba de Admiral Seguros ha creado el Ministerio de la Diversión en el que participan todos los empleados de la compañía y es el encargado de organizar eventos divertidos para toda la nómina.

Ahora teniendo en cuenta estos puntos, puedes ver que aunque parezca complicado este tipo de actividades son importantes para aumentar la fidelidad, la diversión y la confianza de tus colaboradores, puntos clave que se tienen en cuenta al nombrar a los mejores lugares para trabajar.

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